Termos do Check-in Digital para Hotéis

PREÂMBULO

Estes Termos de Uso do Check-in Digital para Hotéis ("TUCDI") regem o uso do produto setorial "Check-in Digital" da Plataforma SignDocs Brasil, destinado a meios de hospedagem (hotéis, pousadas, hostels, resorts e similares).

O que a SignDocs faz — e o que não faz

A FNRH Digital (Ficha Nacional de Registro de Hóspedes) cobre o registro do hóspede — quem se hospedou, quando, por quanto tempo — dado estatístico e de fiscalização, transmitido ao SNRHos (Ministério do Turismo) pelo PMS do Estabelecimento ou diretamente no módulo do MTur. A FNRH Digital não é, e não pretende ser, o contrato de temporada, o termo de responsabilidade por danos, a autorização do responsável pelo menor desacompanhado ou o aceite das regras da casa.

A SignDocs Brasil ocupa exatamente o espaço que a FNRH não cobre: a camada de assinatura eletrônica e prova jurídica dos documentos contratuais do Estabelecimento. O produto Check-in Digital permite que o mesmo fluxo de pré-check-in que o hóspede já realiza antes da chegada inclua a assinatura, com prova de autoria e integridade, dos documentos que protegem o hotel em uma disputa.

Complementaridade: estes TUCDI são complementares aos Termos de Uso Gerais (v2.2.0). Em caso de conflito, prevalecem estes TUCDI no que tange a disposições específicas sobre o Check-in Digital.

CLÁUSULA 1ª — FUNCIONALIDADES

1.1. O Check-in Digital permite ao meio de hospedagem ("Estabelecimento") integrar ao fluxo de pré-check-in a assinatura eletrônica dos seguintes documentos (exemplificativos, não exaustivos):

• Contrato de hospedagem / termo de temporada — condições de reserva, cancelamento, no-show, early check-out;
• Termo de responsabilidade por danos — caução, inventário do quarto/apartamento, política de danos;
• Autorização do responsável por menor desacompanhado — nos termos do ECA e da Resolução CNJ 131/2011;
• Aceite das regras da casa — regulamento interno, horários, política de pets, uso de áreas comuns;
• Termo de consentimento LGPD — para tratamentos que exijam consentimento específico (e.g., marketing direto, compartilhamento com parceiros);
• Ficha de registro complementar — dados adicionais não cobertos pela FNRH que o Estabelecimento deseje coletar com assinatura do hóspede.

1.2. Para cada documento assinado, a SignDocs Brasil: (a) apresenta o documento ao hóspede via link de pré-check-in (e-mail, SMS ou WhatsApp); (b) autentica a identidade do hóspede conforme perfil escolhido pelo Estabelecimento; (c) registra evidências de autenticidade (IP, geolocalização, data/hora, dispositivo, biometria quando aplicável); (d) gera o Evidence Pack assinado (ICP-Brasil A1); (e) disponibiliza o documento assinado ao Estabelecimento e ao hóspede.

1.3. Integração com PMS: para Estabelecimentos que já possuem PMS integrado ao SNRHos, o fluxo de pré-check-in da SignDocs pode ser incorporado ao mesmo momento em que o hóspede preenche a FNRH Digital — a FNRH segue para o SNRHos via PMS, e os documentos contratuais são assinados via SignDocs. O resultado é um fluxo único para o hóspede e duas camadas de compliance para o hotel: a regulatória (FNRH/SNRHos) e a contratual (assinaturas/SignDocs).

CLÁUSULA 2ª — O QUE A SIGNDOCS NÃO FAZ

2.1. A SignDocs Brasil NÃO:

• transmite dados ao SNRHos (Sistema Nacional de Registro de Hóspedes) ou a qualquer sistema do Ministério do Turismo;
• substitui a FNRH Digital nem dispensa o envio da FNRH ao MTur — essa obrigação é exclusiva do Estabelecimento;
• valida o conteúdo dos documentos que o Estabelecimento envia para assinatura — a legalidade, completude e adequação do contrato de hospedagem, termo de danos ou regras da casa é responsabilidade do Estabelecimento e de seus assessores jurídicos;
• certifica a categoria do meio de hospedagem perante o Cadastur;
• presta assessoria jurídica hoteleira ou turística.

CLÁUSULA 3ª — RESPONSABILIDADES DO ESTABELECIMENTO

3.1. O Estabelecimento é exclusivamente responsável por:

• cumprir toda a legislação turística aplicável, incluindo o registro de hóspedes (Lei 11.771/2008 art. 23) e a transmissão da FNRH ao SNRHos;
• preparar os documentos que serão assinados via Check-in Digital (contrato de hospedagem, termo de danos, regras etc.), garantindo sua conformidade legal e adequação ao perfil do Estabelecimento;
• escolher o perfil de autenticação compatível com o risco e a natureza de cada documento;
• informar o hóspede sobre o tratamento de dados pessoais (art. 9º LGPD);
• garantir alternativa presencial para hóspedes que não consintam com a biometria ou que não possam completar o fluxo digital;
• manter backup dos documentos assinados pelo prazo legal ou contratualmente definido.

CLÁUSULA 4ª — PERFIS DE AUTENTICAÇÃO RECOMENDADOS

Contrato de hospedagem / termo de danos: BIOMETRIC ou BIOMETRIC_PLUS_OTP — o documento tem valor financeiro e gera obrigações; a prova robusta de identidade protege o hotel em eventual disputa.

Autorização de menor desacompanhado: BIOMETRIC_SERPRO ou BIOMETRIC_DOCUMENT_FALLBACK — ato de alta criticidade, exige verificação de identidade contra base governamental quando possível.

Aceite de regras da casa: CLICK_PLUS_OTP — risco menor, aceite informativo.

Hóspede estrangeiro sem CPF: BIOMETRIC_DOCUMENT_FALLBACK obrigatório (SERPRO/Gov.br indisponível para estrangeiros sem CPF).

CLÁUSULA 5ª — DADOS PESSOAIS

5.1. Papéis LGPD: o Estabelecimento é Controlador dos dados dos hóspedes. A SignDocs Brasil é Operadora, tratando dados conforme DPA (signdocs.com.br/dpa.html).

5.2. Dados coletados pela SignDocs (para a camada de assinatura): nome completo, CPF ou passaporte (conforme documento apresentado), e-mail, telefone, dados biométricos faciais (quando o perfil exigir), endereço IP, geolocalização aproximada, dados do dispositivo, data/hora.

5.3. Dados NÃO coletados pela SignDocs: os dados específicos da FNRH (motivo da viagem, meio de transporte, última procedência, próximo destino) não transitam pela SignDocs — são coletados e transmitidos ao SNRHos pelo PMS ou módulo do MTur, sob responsabilidade exclusiva do Estabelecimento.

5.4. Bases legais: (a) execução de contrato (art. 7º, V, LGPD) para o processamento da assinatura dos documentos contratuais; (b) consentimento (art. 11, I, LGPD) para dados biométricos faciais, manifestado no momento da captura. O hóspede pode optar por check-in presencial se não consentir com a biometria.

5.5. Compartilhamento pela SignDocs: (a) com o Estabelecimento (para comprovação das assinaturas); (b) com sub-operadores da SignDocs Brasil (lista publicada); (c) com autoridades judiciais, quando exigido por lei. A SignDocs NÃO compartilha dados com o Ministério do Turismo — isso é feito pelo Estabelecimento via FNRH/PMS.

5.6. Retenção: pacote de evidências: 10 anos (Tabela de Retenção SignDocs). Biometria: 90 dias (descarte após comparação). Logs: 6 meses.

CLÁUSULA 6ª — TRIBUTOS

6.1. Cada documento assinado via Check-in Digital é contabilizado como um Envelope para fins de franquia e faturamento. As disposições tributárias da Cláusula 6-A dos Termos de Uso Gerais (v2.2.0) aplicam-se integralmente.

CLÁUSULA 7ª — LIMITAÇÕES

7.1. A SignDocs Brasil fornece a camada de assinatura e prova jurídica. Não garante que os documentos preparados pelo Estabelecimento são juridicamente válidos, completos ou adequados — essa responsabilidade é do Estabelecimento e de seus assessores.

7.2. A adoção do Check-in Digital não dispensa, em nenhuma hipótese, o cumprimento da obrigação de registro de hóspedes via FNRH Digital (Portaria MTur nº 41/2025) e transmissão ao SNRHos.

7.3. A disponibilidade do Check-in Digital não garante que a legislação municipal ou estadual aplicável ao Estabelecimento aceite a modalidade digital para todos os documentos — o Estabelecimento deve verificar a regulação local.

CLÁUSULA 8ª — REMISSÃO

8.1. Aplicam-se subsidiariamente os Termos de Uso Gerais (v2.2.0), os Termos de Uso do Signatário (v1.0) — no que tange ao hóspede como signatário — e a Central de Confiança.