Tabela de Retenção de Dados

Esta tabela é a base operacional usada pela SignDocs Brasil para responder a pedidos de eliminação (LGPD art. 18 VI), planejar backups, configurar TTL em bancos e atender obrigações de retenção do Marco Civil, do CTN e do Código Civil. Anexa à Política de Privacidade §11.

Escopo. Os prazos desta Tabela aplicam-se independentemente de a transação ter sido originada por contratação direta (Modelo A) ou por intermédio de Integrador SaaS (Modelo B).

1. Tabela por categoria

Categoria	Prazo	Base legal / fundamento	Justificativa
Dados da conta (nome, e-mail, telefone, CPF/CNPJ, endereço)	5 anos após o encerramento da conta	CC arts. 206 §5 I e CTN 174	Prescrição civil/tributária
Documentos assinados e Evidence Packs	10 anos após o encerramento da conta	CC art. 205 + valor probatório	Preservação de prova civil
Sessões de Confiança (pacote de evidências trust-sessions)	10 anos	CC art. 205 + valor probatório do ato autenticado	Prova do ato autenticado; espelha o prazo prescricional geral aplicável aos atos que a sessão comprova
Dados de saúde (fluxo de telemedicina)	Conforme norma do CFM aplicável à guarda de registros	LGPD art. 11; tutela da saúde; CFM Res. 2.314/2022	Regime mais restritivo do dado sensível de saúde; prazo próprio do ato médico
Imagens biométricas (selfie, prova-de-vida, foto de documento)	90 dias após cumprimento da finalidade	LGPD art. 11; princípio da minimização (art. 6 III)	Dado sensível; reduzir exposição
Template biométrico	90 dias após cumprimento da finalidade	LGPD art. 11	Mantido apenas em hash dentro do Evidence Pack
Resultado de validação SERPRO	Mesmo prazo do documento ao qual se vincula (10 anos)	LGPD art. 11 II "g"	Comprovação de validação de identidade
Foto de documento de identidade (perfil DOCUMENT_FALLBACK)	90 dias após cumprimento da finalidade	LGPD art. 11 + minimização	Dado de documento de identificação
Logs de aplicação	Mínimo 6 meses; padrão 12 meses	Marco Civil art. 15	Auditoria de eventos
Logs de conexão	Mínimo 1 ano; padrão 18 meses	Marco Civil art. 13	Trilha de IP/sessão
Códigos OTP	Cleartext: não persistido (entregue apenas no canal de envio, e-mail ou SMS). Hash SHA-256: validade de 10 minutos para verificação; TTL máximo de 24 horas no registro de tentativa, sincronizado com o TTL da transação correspondente.	LGPD art. 7 V; princípio da minimização (art. 6 III)	Privacidade por design — código em texto claro nunca toca persistência; apenas o hash irreversível é armazenado pelo tempo mínimo para auditoria de tentativas.
Token de renovação da Extensão Desktop	Enquanto a autorização estiver ativa; eliminado imediatamente pela revogação ou pelo encerramento da conta	LGPD art. 7 V (execução de contrato); princípio da minimização (art. 6 III)	Token armazenado exclusivamente no perfil local do LibreOffice, na estação do Usuário, em arquivo criado com permissão restrita ao usuário do sistema operacional. Não é persistido nos servidores da SignDocs Brasil. A revogação da autorização no servidor impede o uso do token local ainda que ele permaneça no disco do Usuário. A remoção do arquivo local é responsabilidade do Usuário ou do administrador da estação.
Dados de pagamento e faturamento	5 anos	CTN 174 + PCI-DSS	Retenção fiscal e segurança creditícia
Sinais de antifraude	5 anos do último evento	LGPD art. 7 IX (legítimo interesse)	Modelagem de risco
Comunicações de marketing	Até a revogação do consentimento + 30 dias para concluir o desligamento	LGPD art. 7 I; art. 8 §5	Período revogável
Currículos de candidatos não contratados	12 meses	LGPD art. 6 III	Banco de talentos; menor prazo se solicitado
Documentos em sandbox/HML	7 dias após conclusão da transação	LGPD art. 7 V; minimização (art. 6 III)	Ambiente efêmero — retenção curta reflete a finalidade exclusivamente de teste e reduz custo operacional sem impacto em fluxos de produção
Registros de consentimento de cookies	5 anos	LGPD art. 7 II (obrigação legal de comprovação) + art. 7 IX (legítimo interesse defensivo)	Comprovação ANPD; ônus do controlador (art. 8 §1)
Tickets de suporte	3 anos após o fechamento	LGPD art. 7 V; CDC art. 27 (5 anos no caso de Consumidor)	Histórico para reabertura e disputas

As Sessões de Confiança (trust-sessions) geram pacote de evidências que comprova a autenticação de uma ação, retido por 10 anos para preservação probatória. A imagem biométrica bruta coletada na sessão segue o prazo de 90 dias; preserva-se no pacote apenas o resultado da verificação e os hashes. Fluxos que envolvam dado de saúde (telemedicina) observam, adicionalmente, as normas do Conselho Federal de Medicina aplicáveis à guarda de registros.

Extensão Desktop — dados locais. O token de renovação da Extensão Desktop para LibreOffice é armazenado no perfil local do LibreOffice, fora do perímetro dos servidores da SignDocs Brasil. A SignDocs Brasil controla o ciclo de vida da autorização (revogação e expiração); o arquivo físico no disco do Usuário é responsabilidade do próprio Usuário ou de seu administrador de TI. A Extensão não persiste em disco o token de identificação — apenas em memória, durante a sessão do LibreOffice. Ver DPA cl. 3-B.

Extensão Desktop — dados locais. O token de renovação da Assinar pela Claude é armazenado no perfil local do LibreOffice, fora do perímetro dos servidores da SignDocs Brasil. A SignDocs Brasil controla o ciclo de vida da autorização (revogação e expiração); o arquivo físico no disco do Usuário é responsabilidade do próprio Usuário ou de seu administrador de TI. A Extensão não persiste em disco o token de identificação — apenas em memória, durante a sessão do LibreOffice. Ver DPA cl. 3-B.

2. Exceções à eliminação

Mesmo terminado o prazo, a eliminação pode ser suspensa quando:

Há ordem judicial específica para preservação (legal hold)
Há litígio em curso envolvendo o Cliente, o Titular ou a SignDocs Brasil
Há requerimento regulatório ativo (ANPD, BACEN, fiscal)
Eliminação seria incompatível com obrigação legal acessória ainda em vigor

3. Processo de Eliminação

A eliminação efetiva segue duas vias, conforme natureza do dado:

Soft delete imediato (bloqueio lógico) na chamada da função de eliminação
Hard delete em até 30 dias do soft delete ou anonimização irreversível conforme LGPD art. 12 §1 (quando manter o dado anonimizado serve a finalidade legítima de produto)
Backups são sobrescritos pelo ciclo natural em até 90 dias — dados em backups são considerados eliminados quando o ciclo se completa
Para registros sob Object Lock (consent log, evidence pack): a deleção lógica do índice torna o registro irrecuperável por canais regulares; o objeto físico envelhece via lifecycle no fim do prazo retentivo

4. Direito de eliminação antecipada

O Titular pode solicitar a eliminação antecipada para dados tratados com base no consentimento (LGPD art. 18 VI). Solicitações via dpo@signdocs.com.br. A eliminação não se aplica a dados retidos com base nas hipóteses do art. 16 (cumprimento de obrigação legal/regulatória, estudo, exercício regular de direitos, transferência a terceiro mediante critérios da LGPD).

5. Auditoria

O cumprimento desta tabela é auditado anualmente como parte do programa de privacidade conduzido pelo Encarregado. Sumários são disponibilizados a Clientes Enterprise mediante NDA conforme DPA §10.