Documentos que podem ser assinados digitalmente no Brasil

A assinatura digital é uma ferramenta cada vez mais aceita no meio jurídico, empresarial e administrativo. No Brasil, a maioria dos documentos pode ser assinada digitalmente — com validade legal — desde que respeitados os critérios de autoria, integridade e consentimento. Neste guia, listamos os principais documentos que podem ser assinados digitalmente e os requisitos envolvidos.

Assinatura digital: base legal

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 estabelece a validade jurídica de documentos assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil. Além disso, a Lei nº 14.063/2020 admite o uso de assinaturas eletrônicas (inclusive sem certificado) para diversas finalidades, desde que a autenticidade e a integridade do documento possam ser comprovadas.

Documentos que podem ser assinados digitalmente

Veja abaixo os principais tipos de documentos que podem ser assinados digitalmente no Brasil:

1. Contratos e acordos

• Contratos de prestação de serviços
• Contratos de trabalho (CLT ou PJ)
• Acordos de confidencialidade (NDA)
• Termos de uso, aceite e consentimento
• Propostas comerciais e orçamentos
• Acordos de parceria ou sociedade

2. Documentos corporativos

• Atas de reunião (assembleias, conselhos, reuniões de sócios)
• Deliberações internas
• Abertura ou alteração contratual
• Documentos de compliance e política interna
• Comprovantes de treinamento e onboarding

3. Procurações e declarações

• Procurações com ou sem poderes específicos
• Declarações de residência, renda ou união estável
• Termos de responsabilidade
• Declarações para bancos, órgãos públicos ou empresas

4. Documentos de RH

• Ficha de admissão
• Solicitação de férias, banco de horas, ponto
• Advertência, suspensão, desligamento
• Acordos individuais ou coletivos (com mediação sindical quando necessário)

5. Documentos técnicos e operacionais

• Laudos técnicos e pareceres
• Relatórios de auditoria ou vistoria
• Checklist de inspeções
• Ordem de serviço ou entrega

6. Documentos contábeis e fiscais

• Notas fiscais eletrônicas (NF-e, CT-e, NFS-e)
• Livros contábeis digitais (ECD, ECF)
• Comprovantes de pagamento e recibos
• Obrigações acessórias enviadas ao fisco

Documentos que não podem ser assinados digitalmente

A exceção é para documentos que, por exigência legal expressa, exigem a presença física ou reconhecimento de firma em cartório. Exemplos:

• Testamentos públicos ou cerrados
• Escrituras públicas (compra e venda de imóveis, inventários)
• Registro de imóveis (caso não haja integração com assinatura digital na serventia)
• Alguns tipos de procuração pública

No entanto, vale lembrar que muitos cartórios e juntas comerciais já aceitam documentos assinados digitalmente com ICP-Brasil.

Como assinar digitalmente com segurança?

Você pode utilizar plataformas especializadas como o SignDocs, que oferece:

• Assinatura com e sem certificado ICP-Brasil
• Carimbo de tempo e rastreamento de IP
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Conclusão

A transformação digital dos processos jurídicos e administrativos tornou possível assinar eletronicamente a maior parte dos documentos no Brasil, com validade jurídica assegurada. Avaliar o contexto, o risco e os requisitos legais é essencial para escolher entre uma assinatura eletrônica simples, avançada ou qualificada (ICP-Brasil).

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