Assinatura digital com certificado ICP-Brasil: é obrigatório?

A assinatura digital com certificado ICP-Brasil é uma das formas mais seguras de validar documentos no meio digital. Mas será que seu uso é sempre obrigatório? A resposta depende do tipo de documento e da exigência legal envolvida. Neste artigo, explicamos tudo que você precisa saber.

O que é a ICP-Brasil?

A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é o sistema oficial criado pelo governo federal para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos por meio do uso de certificados digitais. Ela é regulamentada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Certificados ICP-Brasil são emitidos por autoridades certificadoras credenciadas (como Serpro, Certisign, Valid, entre outras) e podem ser usados por pessoas físicas (e-CPF) ou jurídicas (e-CNPJ).

Assinatura com ICP-Brasil: quando é obrigatória?

O uso do certificado digital ICP-Brasil é obrigatório em algumas situações específicas, principalmente quando há exigência legal expressa ou quando o documento será utilizado perante órgãos públicos ou cartórios. Exemplos:

• Envio de declarações à Receita Federal (ex: eSocial, ECF, SPED)
• Assinatura de atos societários perante a Junta Comercial (em alguns estados)
• Procurações eletrônicas registradas em cartório
• Assinatura de documentos fiscais eletrônicos (ex: NF-e, CT-e)
• Contratos com exigência legal ou regulamentar específica

Quando não é obrigatório?

Em grande parte das relações privadas e comerciais, a assinatura com certificado ICP-Brasil não é exigida. Nesses casos, pode-se utilizar outras formas de assinatura eletrônica que também têm validade jurídica, desde que haja comprovação de autoria, integridade e consentimento.

Exemplos de uso legítimo de assinatura eletrônica sem ICP-Brasil:

• Contratos de prestação de serviços entre particulares
• Termos de aceite, propostas comerciais e orçamentos
• Assinaturas internas de RH (férias, advertências, termos de confidencialidade)
• Cadastro de clientes e fornecedores

Nesses casos, plataformas como a SignDocs podem coletar evidências técnicas (IP, geolocalização, carimbo de tempo, identidade verificada) que conferem valor probatório à assinatura, mesmo sem certificado ICP-Brasil.

O que diz a Lei nº 14.063/2020?

A Lei nº 14.063/2020 trouxe mais clareza sobre os tipos de assinatura aceitos em atos com o poder público. Ela define três níveis:

• Assinatura eletrônica simples: identifica o signatário por dados acessíveis (ex: senha, e-mail, celular).
• Assinatura eletrônica avançada: usa elementos que garantem integridade e rastreabilidade.
• Assinatura eletrônica qualificada: exige certificado digital ICP-Brasil.

Ou seja: o ICP-Brasil só é exigido quando a lei ou o regulamento específico exigir uma assinatura qualificada.

Então qual usar: com ou sem ICP-Brasil?

Depende do risco jurídico, da finalidade do documento e da exigência da contraparte. Em resumo:

• Use com ICP-Brasil: quando houver exigência legal ou alto risco de litígio.
• Use assinatura eletrônica simples: para agilidade em processos internos, comerciais e de baixo risco.

Conclusão

A assinatura digital com certificado ICP-Brasil é uma ferramenta poderosa e juridicamente robusta, mas não é obrigatória em todos os casos. Avaliar o contexto, o tipo de documento e os riscos envolvidos ajuda você a escolher entre uma assinatura qualificada ou uma eletrônica avançada.

Na dúvida, conte com a SignDocs: uma plataforma segura, moderna e compatível com todas as modalidades de assinatura digital permitidas no Brasil.