Como usar assinatura digital em assembleias virtuais

A adoção da assinatura digital em assembleias virtuais se tornou uma prática comum e legalmente válida no Brasil. Empresas, condomínios, associações e cooperativas já realizam reuniões remotas com segurança jurídica. Neste artigo, mostramos como usar assinatura digital na ata de assembleia, quais os benefícios e a base legal para garantir validade plena ao processo.

É legal usar assinatura digital em assembleias?

Sim. Desde a Lei 14.010/2020 e reforçada por decisões do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), a realização de assembleias virtuais com assinatura digital passou a ser aceita para empresas, associações civis, cooperativas e condomínios.

A assinatura digital com certificado ICP-Brasil dá validade jurídica plena ao documento, equivalendo a uma assinatura com firma reconhecida em cartório.

Quem pode usar?

• Condomínios: assembleia de moradores, eleição de síndico, aprovação de contas
• Empresas Ltda. e S.A.: AGO, AGE, reuniões de sócios e acionistas
• Associações e ONGs: alteração de estatuto, eleição de diretoria
• Cooperativas: deliberação de pautas e relatórios anuais

Vantagens da assinatura digital em assembleias

• ✔️ Participação remota com validação segura
• ✔️ Eliminação de papel e custos com cartório
• ✔️ Registro de votos, datas e quóruns
• ✔️ Ata com validade jurídica para Juntas Comerciais e cartórios
• ✔️ Arquivamento eletrônico seguro e auditável

Como funciona o processo?

1. Convocação e plataforma

Envie a convocação por e-mail, aplicativo ou carta, informando que a assembleia será virtual. Escolha uma plataforma (Zoom, Meet, Jitsi, etc.).

2. Realização da assembleia

Durante a reunião, registre a presença, votos e decisões. Grave a reunião se necessário (opcional, mas útil).

3. Elaboração da ata

Após a reunião, redija a ata em documento digital (formato .DOC ou .PDF), incluindo:

• Data e hora da reunião
• Lista de presentes
• Pautas discutidas e decisões tomadas
• Resultado das votações e nome dos signatários

4. Assinatura digital da ata

Envie o PDF para os participantes assinarem com e-CPF (ICP-Brasil) usando uma plataforma segura como o SignDocs. Cada assinatura será registrada com carimbo do tempo e certificado válido.

5. Registro no cartório (se necessário)

Para associações, empresas ou mudanças estatutárias, registre a ata no cartório de títulos e documentos ou na Junta Comercial. Leve o PDF com assinaturas digitais ou envie pelo sistema digital do cartório, conforme disponibilidade.

Modelos de ata e boas práticas

• Use modelos de ata claros e objetivos
• Inclua local virtual (ex: “realizada via videoconferência pela plataforma Zoom”)
• Identifique cada signatário com nome, CPF e cargo (quando aplicável)
• Valide os certificados usando https://verificador.iti.gov.br

Assinatura eletrônica simples pode ser usada?

Depende. A assinatura eletrônica simples (sem certificado) pode ser aceita em assembleias informais ou não obrigadas a registro público. No entanto, para maior segurança jurídica e aceitação em cartórios e Juntas Comerciais, recomenda-se o uso de assinatura digital com ICP-Brasil.

Conclusão

A assinatura digital viabiliza assembleias virtuais com segurança, agilidade e validade jurídica. Com ela, é possível formalizar decisões remotamente e registrar os atos com integridade e conformidade legal.

Plataformas como o SignDocs permitem o envio, assinatura e rastreabilidade completa da ata digital, com integração a cartórios e compatibilidade com e-CPF/e-CNPJ. Ideal para condomínios, empresas e associações que desejam modernizar sua governança.